Privacy Statement – Protocol

1 Algemeen

Op alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG1) van toepassing. De BAK verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar leden en vrijwilligers in overeenstemming met deze wetgeving.

2 Doeleinden

De BAK verwerkt de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Het beheren van het relatiebestand;
• Het beheren van de financiële administratie;
• Het beheren van de foto- en video registratie;
• Het adequaat kunnen reageren ingeval van noodsituatie bij leden van het Prinselijk Gevolg;
• Administratieve en foto/video/geluid gegevens worden gebruikt voor het voeren van promotionele-, publicatie- en archiefzaken;

Wij registreren alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor het organiseren en ondersteunen van de door ons georganiseerde activiteiten.

Wij registreren de volgende gegevenssoorten: Naam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, bankrekeningnummer, geboortedatum, medische aandachtspunten en overlijdensdatum.

Op formulieren waar persoonsinformatie van toepassing is zal verwezen worden naar dit Privacyprotocol.

In het adel- en/of logboek worden persoonsgegevens geregistreerd met vermelding van de functie/rol die hij/zij in een jaar vervult en ingeval van een BAK- onderscheiding de soort van onderscheiding, een korte motivatie en de datum van uitreiking.

3 Foto en video

Tijdens alle activiteiten door de BAK georganiseerd, worden foto, geluid en/of video- opnames gemaakt door aangewezen personen. Door zijn/haar aanwezigheid op een van door de BAK georganiseerde activiteiten geeft hij/zij toestemming aan de BAK voor het maken van foto, geluid en/of videobeelden. Deze foto, geluid en/of videobeelden worden gebruikt voor promotie, publicatie en archief doeleinden. Hierbij geldt altijd dat foto’s, geluid en video’s het respect en waarde van bezoekers centraal stellen. De BAK gebruikt alleen foto, geluid en/of videobeelden van door de BAK aangewezen personen/functionarissen.

4 Website

De volgende privacy regels gelden voor onze website (www.boemeldonck.nl en wiki.boemeldonck.nl):

1.De BAK maakt gebruik van de website boemeldonck.nl voor het publiceren van actuele informatie over haar organisatie en activiteiten;

2.De BAK maakt gebruik van de subsite wiki.boemeldonck voor het publiceren van historische informatie;

3.Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website en subsite berust bij de BAK. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de

4.Op de website en subsite worden foto’s, geluid en/of videos geplaatst, alleen in geval van de Prins, hofdames en leden van het ceremoniële gezelschap zal tevens een persoonsnaam vermeld

5.Om communicatieve redenen kan bij een persoon contactinformatie geplaatst worden, dit wordt steeds tot het strikt noodzakelijke beperkt en met toestemming van de betrokkene;

6.Overige gegevens van leden, zoals e-mailadressen, worden niet op het vrij toegankelijke deel van de website

7.Indien er foto’s geplaatst worden waartegen door personen bezwaar gemaakt wordt, dan geldt dat dit bezwaar bij de Sik ingediend kan worden. Indien een persoon aantoonbaar kan maken dat hij/zij op een specifieke foto staat en dit niet wenselijk is, zal tot verwijdering van de foto worden overgegaan.

5 Bewaarplicht

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en ingeval van operationele taken maximaal 7 jaar.

In het archief komen alleen strikt noodzakelijke persoonsgegevens, dit om ook in de toekomst de organisatie van de BAK te kunnen herleiden. Dit mede vanwege het gegeven dat personen, ook na hun actieve directe bijdrage aan de BAK, nog wel een grote bijdrage aan het Karnaval in Boemeldonck kunnen leveren. Deze componenten maken voor de BAK dat zij dan onder andere, op gefundeerde wijze, onderscheidingen kan verstrekken.

Van personen die het Prinsschap hebben vervuld en/of toegetreden zijn tot de orde van Gouden Boemels, worden de persoonsgegevens levenslang onderhouden.

Ingeval van overlijden blijven zij in dit register benoemd doch met vermelding van een overlijdensdatum.

6 Verzamelen van persoonsgegevens

De BAK verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van: bestuur, senaat, commissies, vrijwilligers, contactpersonen clubs, sponsor- en/of donatie activiteiten. In een door het bestuur te onderhouden verwerkingsregister worden de diverse vormen van verwerking bijgehouden.

7 Recht van inzage en verwijdering

Personen hebben het recht op inzage van hun eigen gegevens alsmede het eventueel verwijderen van (delen van) persoonsgegevens. Een verzoek hiervoor kan bij de Sik van de BAK ingediend worden.

8 Informeren van betrokkenen

Dit Privacyprotocol wordt gepubliceerd op www.boemeldonck.nl en zal voor iedereen inzichtelijk zijn. Op de website en andere publicatiemiddelen worden deelnemers en bezoekers van door de BAK georganiseerde evenementen en/of publicaties attent gemaakt op dit Privacyprotocol.

Leden van het ceremonieel gezelschap en de senaat worden gevraagd een verklaring te ondertekenen (zie bijlage 1).

9 Beveiliging en vertrouwelijkheid

De BAK van Boemeldonck neemt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De bijgehouden persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van de BAK van Boemeldonck.

Persoonsgegevens worden niet commercieel gebruikt.

10 Overige

• Indien een BAK-activiteit op een accommodatie gehouden wordt alwaar cameratoezicht plaatsvindt dan gebeurt dit buiten verantwoording van de BAK en onder verantwoordelijkheid van de betreffende accommodatie;
• Indien er vermoedens zijn en/of sprake is van een datalek dan zal de Sik het proces begeleiden en zorgdragen voor de noodzakelijke acties;
• Indien de Sik niet in staat is enig activiteit zoals hiervoor beschreven is uit te voeren, dan zal de BAK-archivaris zijn taken waarnemen.

11  Wijzigingen in het Privacyprotocol

De BAK van Boemeldonck behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan dit Privacyprotocol. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 augustus 2018.

Vragen?

Voor vragen over het privacybeleid van de BAK van Boemeldonck kunt u contact opnemen met de Sik.